Face à la mobilité croissante des salariés, la prise en charge des frais kilométriques est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises. Comment procéder au calcul de ces frais ? Quelles sont les obligations légales et réglementaires ? Cet article se propose de répondre à ces questions en offrant un panorama complet sur le sujet.
Le cadre légal et réglementaire des frais kilométriques
Les frais kilométriques sont les dépenses engagées par un salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. En France, la prise en charge de ces frais par l’employeur est encadrée par le Code du travail, qui stipule que les dépenses professionnelles doivent être remboursées au salarié dans leur intégralité. Les modalités de remboursement peuvent être fixées par accord collectif ou par décision unilatérale de l’employeur, sous réserve d’information préalable du comité social et économique (CSE).
La méthode de calcul des frais kilométriques
Pour établir le montant des frais kilométriques, il est possible d’utiliser le barème fiscal publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème tient compte de plusieurs critères : la puissance fiscale du véhicule, les distances parcourues ainsi que les coûts fixes (décote, assurance, entretien) et variables (carburant, usure) liés à l’utilisation du véhicule.
Ainsi, pour calculer les frais kilométriques, il convient de multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le tarif applicable en fonction de la puissance fiscale du véhicule. Par exemple, pour un salarié ayant effectué 10 000 km avec une voiture de 6 CV, le montant des frais kilométriques sera égal à 10 000 x (0,568 + (6 x 0,001)) = 5 860 €.
Les obligations de l’employeur et les droits des salariés
Il est important de souligner que l’employeur a une obligation légale de rembourser les frais kilométriques engagés par ses salariés dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Pour cela, il doit mettre en place un système de suivi et de contrôle efficace permettant d’établir la réalité et le caractère professionnel des déplacements effectués. Par ailleurs, le remboursement des frais kilométriques doit être mentionné sur la fiche de paie du salarié et soumis à cotisations sociales.
De leur côté, les salariés doivent fournir à leur employeur un état détaillé des déplacements effectués et des dépenses engagées. Ils peuvent également bénéficier d’un abattement forfaitaire pour frais professionnels s’ils optent pour la déduction fiscale au réel.
Des alternatives aux frais kilométriques
Face aux enjeux environnementaux et économiques, certaines entreprises choisissent de mettre en place des alternatives aux frais kilométriques. Parmi celles-ci, on peut citer la mise à disposition de véhicules de fonction ou de service, l’encouragement au covoiturage ou encore le développement de solutions de mobilité douce (vélos électriques, trottinettes…).
Enfin, il est également possible pour l’employeur d’accorder une indemnité forfaitaire à ses salariés pour couvrir les frais kilométriques. Cette indemnité doit respecter les plafonds fixés par l’administration fiscale et être ajustée en fonction des éventuelles variations du barème.
Ainsi, le calcul et la prise en charge des frais kilométriques sont des éléments clés de la gestion des déplacements professionnels dans les entreprises. En maîtrisant ces aspects, employeurs et salariés peuvent optimiser leurs dépenses tout en respectant les obligations légales et réglementaires en vigueur.