Depuis plusieurs années, la Déclaration sociale nominative (DSN) est devenue un élément central du paysage administratif français. Destinée à simplifier et dématérialiser les démarches liées aux cotisations sociales et aux déclarations des employeurs auprès des organismes compétents, elle est désormais obligatoire pour la grande majorité des entreprises. Retour sur cette réforme majeure et ses enjeux pour les employeurs et les salariés.
Qu’est-ce que la Déclaration sociale nominative (DSN) ?
La Déclaration sociale nominative est une démarche administrative qui vise à remplacer l’ensemble des déclarations sociales effectuées par les employeurs auprès des organismes de protection sociale, tels que l’Urssaf, les caisses de retraite complémentaire ou encore les mutuelles. Elle permet de regrouper dans un unique document toutes les informations relatives aux salariés d’une entreprise et à leurs contrats de travail.
Mise en place progressivement depuis 2013, la DSN a été généralisée en 2017 à l’ensemble des entreprises du secteur privé, avec pour objectif principal de simplifier et moderniser le système déclaratif français. Elle concerne aujourd’hui plus de 2 millions d’entreprises et près de 20 millions de salariés.
Comment fonctionne la DSN ?
La Déclaration sociale nominative est réalisée par les entreprises chaque mois, directement à partir de leur logiciel de paie. Ce dernier doit être compatible avec la norme DSN et régulièrement mis à jour pour tenir compte des évolutions légales et réglementaires. Les données transmises concernent notamment :
- Les informations d’identification des salariés (nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale…)
- Les informations relatives aux contrats de travail (date d’embauche, durée du contrat, temps de travail…)
- Les éléments de rémunération (salaire brut, cotisations sociales, primes…)
Une fois ces données collectées et vérifiées par l’employeur, elles sont transmises aux différents organismes concernés via le portail dédié Net-entreprises. La DSN doit être effectuée au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période d’emploi, selon la taille de l’entreprise.
Quels sont les avantages de la DSN pour les entreprises ?
La mise en place de la Déclaration sociale nominative présente plusieurs atouts majeurs pour les employeurs :
- Une simplification des démarches administratives : en remplaçant une multitude de déclarations (DADS-U, attestation Pôle emploi, déclaration unifiée des cotisations sociales…) par un unique document mensuel,
- Un gain de temps : grâce à l’automatisation des processus et à la réduction des erreurs liées à la saisie manuelle,
- Une meilleure fiabilité des données : grâce à la transmission en temps réel des informations et à la possibilité de les corriger directement en ligne,
- Un suivi plus précis des cotisations sociales : en permettant aux entreprises de mieux anticiper et gérer leurs obligations légales et conventionnelles.
Quels sont les avantages de la DSN pour les salariés ?
Pour les salariés, la Déclaration sociale nominative offre également plusieurs bénéfices :
- Une plus grande transparence : avec un accès simplifié aux informations concernant leur situation personnelle (retraite, chômage, maladie…),
- Une amélioration du suivi des droits sociaux : grâce à une mise à jour régulière des données auprès des différents organismes,
- Une réduction des risques d’erreurs et de fraudes : grâce au croisement automatisé des informations entre les différentes administrations.
Quelles sont les étapes clés pour réussir sa transition vers la DSN ?
Afin d’assurer une mise en place réussie et pérenne de la Déclaration sociale nominative, il est essentiel pour les entreprises de suivre quelques étapes clés :
- S’informer sur les obligations légales liées à la DSN et vérifier si l’entreprise est concernée par cette démarche,
- S’équiper d’un logiciel de paie compatible avec la norme DSN et se former à son utilisation,
- Mettre à jour régulièrement les données des salariés et des contrats de travail,
- Effectuer les déclarations mensuelles dans les délais impartis et vérifier leur conformité,
- Anticiper et gérer les éventuelles anomalies ou erreurs lors de la transmission des données.
En résumé, la Déclaration sociale nominative (DSN) constitue une avancée majeure pour les entreprises et les salariés en termes de simplification et de fiabilité des démarches administratives. Si son déploiement a pu engendrer des difficultés initiales pour certaines structures, il est désormais largement plébiscité pour ses nombreux avantages tant pour les employeurs que pour les salariés.